두괄식, 두괄식, 두괄식

일 잘하는 사람은 단순하게 말합니다 책에서는 직장내 보고의 언어는 두괄식으로 해야 한다고 한다.

회사에서 누가 찾아와 "저 할말이 있는데요.." 라는 이야기를 들으면 무슨 생각이 들까?

 

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우리는 너무 무섭게 이야기합니다, 공포영화처럼

"저... 보고드릴 게 있습니다."

 

상사들은 수상쩍어 보이는 문서를 들고 다가오는 직원 얼굴을 보는 순간 기분이 가라 앉습니다.

직원이 가져오는 것 중에 좋은일은 별로 없는 법이니까요. 상사에게 가져오는건 주로 '문제' 덩어리죠.

그러니 보고하는 사람의 말이 길어지면, 상사의 스트레스는 점점 더 심해집니다. '도대체 얼마나 나쁜 문제길래? 얼마나 큰 사고를 쳤길래 저렇게 뜸을 들이지?'라는 방어적인 마음이 되기 때문에 별것 아닌 조그만 흠에도 화를 내게 됩니다.

 

우리가 상사 또는 클라이언트에게 보고하는 목적은 크게 세 가지입니다. '자랑, 현황 중계, 도움 요청' 이죠. 자랑은 상대방이 시킨일을 잘 진행하고 있다는 좋은 소식입니다. 현황 중계도 기본적으로 괜찮은 소식입니다. 마지막으로 도움 요청은 흔히 나쁜 소식이라고 생각하시는데, 꼭 그렇지도 않습니다. 그저 상사의 판단과 도움이 필요한 영역일 뿐입니다. 보고가 서툰 분들은 자랑을 해도 욕을 먹고, 현황 보고를 해도 욕을 먹습니다. 상사 보고에서 어려움을 겪고 계신 분들의 손을 꼭 잡고 간곡히 드리고 싶은 말씀이 있습니다.

 

 

안심 첫 문장으로 상대방을 안심시키세요

드릴 말씀이 있습니다. vs. 간단한 현황 보고입니다.

 

반드시 첫 문장에서 왜 왔는지를 말해주세요. 가능한 한 안심시키는 방향으로 말입니다. 보고자가 "드릴 말씀이 있습니다", "A 프로젝트에 좀 문제가 생겼습니다"라는 식으로 대화를 시작하면 상사의 심장은 쿵쾅쿵쾅 뜁니다. 물론 안 좋은 쪽으로요. 이 상황에서 직원이 내뱉는 말을 모두 거슬립니다.

보고의 3대 목적인 '자랑, 현황 중계, 도움 요청' 별로 어떻게 안심 첫 문장을 사용하는지 보여드리겠습니다.'

• 자랑 : 대표님, 좋은 소식 있어서 보고드립니다.
• 현황 중계 : 이사님, 소소한 현황 보고입니다. B 프로젝트 관련해서 잘 진행되고 있는데요, 진행 상황 몇 가지 보고드리려고 왔습니다.
• 도움 요청 : 팀장님, C 프로젝트가 다 잘 진행되고 있는데요, 200만 원 예산 추가 이슈가 있어 상의드리러 왔어요. (잘 진행되고 있으며, 고작 200만원짜리 문제를 상의하려 한다.)

 

 

30초 안에 주요 내용(결론)을 얘기하세요

에... 먼저 드릴 말씀은 vs. 보고 안건은 세 가지입니다.

30초 안에 '왜 왔는지', '무슨 얘기를 나눌 것인지', '상사는 무엇을 해주면 되는지' 를 요약해주시면 됩니다. 예측 가능한 보고만큼 상대방을 안심시키는 게 없습니다.

 

자랑

• 대표님, 좋은 소식 있어서 보고드립니다. (안심 첫 문장)
• 이번 C사의 A 프로젝트 계약을 따냈습니다. 조금 전 최 이사가 메일로 알려줬는데, 내일까지 계약서 보낸다고 합니다. (주요 내용)
• 저희 팀이 맞춤형 디자인 패키지 위주로 설득한 게 효과가 있었습니다. (자랑)

현황 중계

• 이사님, 소소한 현황 보고입니다. B 프로젝트는 잘 진행되고 있고요, (안심 첫 문장)
• 진행 사황을 몇 가지 보고드리려고 왔습니다. 보고 안건은 총 세 개인데요, 첫 번째는 제품 개발의 간략한 진행 보고이고, 두 번째는 잠재 소비자 조사 결과 요약입니다. 세 번째가 상의드릴 내용인데요, 디자인 시안 세 개가 나왔는데, 무엇을 선택할지 고민이라 의견을 여쭙고 싶습니다. (주요 내용) 그럼 첫 번째로...

도움 요청

• 팀장님, C 프로젝트가 다 잘 진행되고 있는데요, (안심 첫 문장)
• 200만 원 예산 추가 이슈가 있어 상의드리러 왔어요. 이번 콘퍼런스에 대표님이 추천한 연사를 어렵게 섭외했는데, 강사료가 500만 원이다 보니 기존 예산보다 200만 원 부족합니다. 재무팀 최 과장한테 얘기했더니, 규정에 어긋나는 것도 아닌데 괜히 짜증 내면서 승인을 안 해주려고 해요. 팀장님이 재무팀에 얘기 좀 해주세요. (주요 내용)

이런 대화법은 어떤 대상이나 상황에도 유용합니다. 이런 대화 습관이 상대방을 얼마나 편안하게 하는지 모릅니다.

 

 

 

마무리

내 말이 길어질수록 상대방은 초조해집니다. '과연 저 입에서 좋은 소식이 나올까, 아니면 최악의 소식이 나올까?'

30초 두괄식(안심 첫 문장 + 주요 내용)으로 얘기해주세요. 자세한 내용은 그 뒤에 천천히 설명하면 됩니다.